在宅ワークの増加

中国・武漢を発端にコロナウィルスが世界中に蔓延したことを受けて、
今まで二の足を踏んでいたたくさんの組織が、
在宅勤務へとシフトしている。

環境の整備。
仕事のやり方の整備。
社員の意識の変革。
マネジメントの変化。

在宅勤務へのシフトにおいては、
たくさんの課題を伴うため、
どうしても先送りになってきたことが、
環境の変化により一気に進んだ。

これは後ほど話すタスクの領域が、
外部要因によって変化したことにより、
「在宅勤務への業務移行」という組織のタスクが、
第2領域から第1領域へシフトしたために、
一気に進んだのだ。

時間管理のマトリックス

世界的有名なビジネス書である、
「7つの習慣」(スティーブン・R・コヴィー著,キングベアー出版,1996)には、
第三の習慣として、
「重要事項を優先する」
ということを、重要な習慣のひとつとして位置づけている。

そして、
「時間管理のマトリックス」として、
以下のような表を掲載している

表の下に記載されていることは、

私たちのすべての活動を緊急度と重要度という二つの軸によって
四つの領域に分けることができる

ということ、自分や組織の活動、タスクを、
この2つで4つの領域に分けて、
これを適切に管理していきましょうというのが、
7つの習慣で言われていることだ。

7つの習慣における「緊急度」の考え方

これも明確に本の中で定義されている。
しかし、ここに誤解がある感じがする。
「緊急」という言葉が持つ、それぞれのイメージで、
解釈してしまっているような気がする。

緊急とは、「すぐに対応しなければならないように見えるもの」である。それは今すぐ、私たちに働きかけてくるものである。例えば、なっている電話は緊急である。鳴りっぱなしの電話を放っておける人は滅多にいない。すぐ対応しなければならないように見えるからだ。

本の中ではこのように定義されている。

この定義は結構重要なポイントであると思う。

「緊急に見えるもの」の解釈

「緊急に見えるもの」というのは、
自分の中で「緊急」と位置づけてしまうものだ。

上記の電話の例は、みなさんにとってピンとくるかどうかはわからない。

他に例えば、
・誰かからの頼まれごと
・得意な仕事
・簡単な仕事
・すぐに終わる仕事

など

つまり、自分が無意識のうちに、
飛びついてしまう仕事、
やりたくなっちゃう仕事が挙げられる。

7つの習慣における「重要度」の考え方

こちらも本に書かれている定義から

重要度は結果に関連している概念である。重要なものというのは、「あなたのミッション、価値観、優先順位の高い目標」の達成に結びついているもの」である。

一般的な優先順位のつき方

第一優先は第一領域

当然ながら、
緊急度が高く、重要である活動・仕事、
すなわち第一領域が、
もっとも高い優先順位になるのは言うまでもない。

納期が間近に迫っている。
あるいはすでに火がついている。

これをやれば、自分や組織にとって重要な成果がもたらされる。
あるいはこれをやらないと、
自分や組織にとって重要な何かを失う。

というわけで、
第一領域は、気合と根性で乗り切っていく必要があるタスクだ。

第二優先は???

これが曲者だ。

前述したとおり、
「緊急に見える仕事」というのは、
きちんと区別すると、

「第一領域」と「第三領域」に分けられるわけだが、
この境界線を持っていない人が非常に多い。

境界線を持っていないがあまり、
第一領域が終わると、
第三領域に入ってしまう。

「これって本当に重要?」
「これって本当に今やらなきゃいけない?」
「これって本当に自分がやらなきゃいけない?」

という疑問を持たずに、
タスクに飛びつく。

そして第三領域のタスクや活動をスムーズにこなす人には、
そのタスクが終わるや否やすぐに、
また新しい第三領域の仕事がやってくる。

本人は一生懸命仕事をこなしているが、
客観的に見つめてみると、
雑事をただこなしていることにもなりかねないというわけだ。

第二領域が動かない

第三領域が次から次へとやってきて何の疑問も持たないが、
ちょっと時間が空くと、
第二領域の活動や仕事に取り掛かる…
ならばまだいいが、
たいていの場合は、
第四領域に突入していく。

自分は仕事がんばっているから、
ちょっとくらいは息抜き…。

息抜きは必要だ。
その時間を削れという話ではない。
ただ、第四領域は、

ラクだったり、楽しかったりするので、
いつの間にか時間が過ぎていく。

時間を決めてやらないと、
かなりの時間どろぼーになってしまう。

そうこうしているうちに、
第二領域は全く動かないということになる。

理想的な優先順位のつけ方

もう言うまでもないが、
タスクの優先順位は、
「第一領域→第二領域→第三領域→第四領域」

の順番だ。

そして、この順番で活動するためには、
やらなければいけないことがある。

以下、ポイントとしてまとめてみる。

タイムマネジメントを理想的に行うための3つのポイント

Point1.自分の「重要な事柄」を整理する

自分や自分の組織において、
どんなミッションを持っていて、
どんなビジョンがあって、
どのような目標があるのか。
また、どの目標が自分にとって重要なのか。

これらを整理すること

Point2.第三領域を知る

第二領域の活動に時間を割くためには、
第三領域をコントロールする必要がある。

つまり、
第三領域に安易に飛びつかない。
そのために、
自分の第三領域ってどんな活動があって、
どのように飛びついてしまうのかといった、
「自分の行動のパターン」を知ることが大事。

自分にとって「居心地のいい仕事」は、
第三領域や第四領域になりやすい。

また、自分にとって重要な人物からの依頼もまた、
第三領域になりやすい。
本当は第二や第三なのに、第一のように扱ってしまう。

Point3.第二領域をプランする

第二領域の活動やタスクに期限を切る。
そして、その第二領域に取り組むための毎日の時間を確保してしまう。

さらに、「今日、絶対にやる!」と決める。

きょうのまとめ

今日お伝えしたポイントは、
結構シンプルなポイントだけど、
わりと人はやらない。
だから1日の終わりに、
「まあ、明日でもいいかな…」
ってなる。

「明日でもいいかな」ってなるってことは、
「まあ来年でもいいか」
ってなるってことだし、さらい
「ま、来世でもいいか」

ってなってしまう。

まあ、そうすると、
さして重要なことではなかったのかなと思うのだが、
そうやって本当は自分にとって重要な事柄も、
「重要じゃなかった」って、
自分に言い聞かせるような感じになってしまう。

「それがなくても生きてはいける…」って。

でもきっと第二領域の事柄は、
実行していくことによって、
人生の充実度が確実に上がるものだ。

確実に前進させてほしい。

というわけで次回は、
こんな時期だからこそ、
第二領域を前進させよう!というお話しです。

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