在宅勤務が増えている。

その影響で、コミュニケーションもオンライン化。

「煩わしい人間関係から解放されてラッキー」
という人もいれば、
「気軽にコミュニケーションできない不安」
を感じている人もいる。

というわけで本日は、
ラッキーな人は幸せということで、
「不安」や「ストレス」を感じている人のために、
それが軽減されたり、解消されたりするための、
「オンラインコミュニケーションの仕組みづくり」
についてお伝えしていこうと思います。

オンラインコミュニケーション

こんな方におすすめ

オンラインでのコミュニケーションが増えた

オンラインコミュニケーションがうまくいかない

オンラインコミュニケーションが効率が悪い

オンラインコミュニケーションの参加度が低い

この記事でわかること

オンラインコミュニケーションにおけるルール設定の効果

オンラインコミュニケーションで設定すべきルール

記事の信頼性

この記事の筆者は、

  • PHP研究所認定ビジネスコーチ(上級)
  • コーチングなどコミュニケーション研修の実績多数
  • オンライン研修も多数実施

オンラインコミュニケーションをうまくやりたいのなら仕組みをつくろう

オンラインのコミュニケーションを、
うまいこと機能させるためには、

「オンラインコミュニケーションの仕組み」

が必要だ。

ここでいう「仕組み」とは、
「定例」の機会をつくってしまうということ。

在宅勤務におけるコミュニケーションの悩み

どのような「悩み」を耳にするか。

相談したいときに相談できない

新人〜若手に多い声です。

職場で顔を合わせていれば、
ちょっとしたことでも声を掛けられる。
でもオンラインだと、
「わざわざ」のアクションになるわけです。

それが電話であってもビデオ通話であっても。

また、相手の状況についても、
気を遣うことが多くなる。

職場にいれば、
相手の状況も読み取れるので、
声をかけるタイミングも図ることができたわけですが、
オンラインではそれが見えない。

先輩や上司に対しては、
多かれ少なかれ、
「気を遣う」し「顔色を伺う」わけで、

「今は忙しいのではないか?」
とか
「今は機嫌が悪いのではないか?」
などと考えてしまい、
気軽に相談できないというわけです。

お互いの仕事の状況がわからない

職場にいると、
何気なく交わされる会話から、
お互いの仕事の状況を把握できます。

その結果、
必要なサポートの働きかけを、
お互いにできるということになります。

が、
オンラインでは、
まったくそれが見えない。

ちょっとした会話ができず漠然と不安

私たちは、
ちょっとしたコミュニケーションで、
お互いの信頼関係を、
維持したり向上したりしているわけです。

人によっては、
何気なく交わす雑談なんかも、
大事だったりするわけです。

※まったく大事ではない人もいます。

チームや組織とのつながりを、
感じることができなくなって、
不安をつのらせていくということがあります。

後回しになるコミュニケーション環境の整備

在宅勤務への移行に伴って、
オンラインコミュニケーションが必要になったわけですが、
仕組みの整備が間に合わず、
対応は個人の裁量に任されているというのが、
まだ多いところ。

コミュニケーション云々よりも、
日々の業務を回すことが、
必死だったりもするわけです。

だからどうしても、
コミュニケーションは後回しになる。

しかし、
組織において業務をうまく回すためには、
組織内のコミュニケーションを円滑にすることは不可欠。

だから、
並行してやっていかなければなりません。

オンライン仕組みの整備

オンラインコミュニケーションを個人の裁量に任せてはダメ

「何か話したいことあったら連絡して」

「気軽に連絡ちょうだい」

ってどれだけ言われていても、
「気軽にはなれない」
ということを前提においておく必要があります。

※なれる人もいます。

少なからず気を遣うわけですね。
それがいくら業務遂行上「必要」であったとしても。

だから、
コミュニケーションを「メンバー任せ」にしておくと、
どうしても「遅れ」が生じます。

そしてそれが、
生産性を低下させたり、
トラブルを引き起こしたり、
問題解決を遅らせたりの、
要因になっていきます。

というわけで、
ある意味「強制的」な、
コミュニケーションの場をつくっていきます。

何もなければ何もないでOK。

でも何もないことが続くからといって、
なくしてはいけません。

「場がある」ことが大事です。

おすすめのオンラインコミュニケーション仕組み一例

というわけで、
例えばこんな場をつくったらどうですか?
という一例を紹介していきます。

オンライン朝礼

これは毎日やります。

朝一番でチームメンバーを集めて朝礼。

顔を合わせると、
ざっとメンバーの状態を把握できたりします。

そこで何か気になることがあれば、
別途フォローするような感じですね。

時間は5分程度でもいいのではないかと思います。

連絡や相談がある人は声を上げてもらう感じですね。

連絡や相談は、
全体に向けるものなのか、
個別にやりたいものなのかは区別してもらい、
それぞれ必要な対応をするというもの。

オンライン1on1

1対1のコミュニケーションの場を設けます。

年次や相手の成長段階にもよりますが、
一般的に年次や経験の少ない人は頻度多め。
そうでない人は頻度少なめ、あるいは必要に応じて。

特に、
在宅勤務の日数が多い職場で、
年次や経験が少なめの人は、
1週間に1度はやることがオススメです。

相手の状況に応じては、
1日1回やってもいいですね。

もちろんこれは、
組織体制を鑑みて、
だれが誰にやるのかも決める必要がありますが…。

基本的には、
マネジャーや教育係がやったらいいと思います。

マネジメントする人数が多い場合は、
役割分担をしたり、
実施する対象を絞ったり、
人によって頻度や時間を変えるなどの対応をするといいでしょう。

オンラインミーティング

オンラインのミーティングは、
普通に誰でもやっていると思います。

が、
対面でやっていたミーティングを、
オンラインに切り替えるだけでは、
うまくいかないかもしれません。

そもそものミーティングの目的を踏まえ、
メンバーの希望なども確認しながら、
頻度と時間を改めて見直す必要があります。

オンラインコミュニケーション②

チャット相談

わざわざ声掛けすることに、
「気が引ける」という人は多いです。

なので、
気軽にメッセージを送っておける、
チャットの活用は有効でしょう。

チャットのツールもいろいろありますね。

Chatwork

Slack

LINEWORKS

LINE

facebook

TEAMS

など…。

ビジネス向け、個人向けいろいろありますが、
個人的にはビジネスツールとしては、
「Chatwork(チャットワーク)」がおすすめです。

※私は上記のうち、
「TEAMS」以外はすべて使っています。

どんなツールでも慣れが必要なので、
最初は何を導入しても「抵抗」があるかもしれませんが、
慣れさえすれば、どんなツールでも、
「メールのやりとり」よりは、
スムーズと断言します。

ただその中でも、
私は「Chatwork」が使いやすいですね…。

きょうのまとめ

メンバーが在宅においても、
心地よく安心して仕事をするために、
コミュニケーションの場を整備しましょう。

個人の意識にすべてを委ねると、
生産性が確実に落ちます。

コロナの影響で、
いろいろなスタンダードが変化していきますし、
正直何が正しいかはわかりません。

が、
早めにいろいろなやり方を試して、
組織がより円滑に回っていったり、
メンバーがストレスを軽減しながら仕事ができる、
そんな仕組みをつくっていきましょう。

(END)

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