オンラインで会議をする機会が増えている。
私は、この騒動以前よりも、会議の時間自体が増えた。
やってみると意外といい！」
というところから、気軽にオンラインMtgを設定する。
今まで避けてきたものや苦手意識があったものが、
意外とできることに気がつくと、人は楽しくなる。
できることがわかると使ってみたくなる。
私の友人の何人かは、
「オンラインMtg疲れという言葉を使っていた」
まあ、それも長くは続かないだろうが、
通常時と同じように、会議は生産的に行いたい。
会議の生産性とは
生産的というのは、
可能な限り短い時間で、
最大限の効果や成果を出すということだ。
「いい話し合いができたね」
ということではなくて、
（まあ、これも大事かもしれないけど）
その会議から、組織として目指す「成果」や「目標」につながる、
何らかのアウトプットが出ていたり、
その会議での決定事項によって、
その後、成果に向けた何らかの動きの変化が生まれているということ。
オンライン会議を生産的に行う３つのポイント
というわけで、本日は、
オンライン会議を生産的に行うポイントをまとめてみる。
３つとは
・組織（個人）目標が明確で共有されていること
・アジェンダの事前配布と頭の準備
・映像を映すこと
・全員が口を開くこと
というわけで、ひとつずつ見ていきます
目標が明確で共有されている
これはオンラインに限ったことではないが、
会議に集まるメンバー、つまり組織は、
何を目指しているのか。
共通しているどのような目標に進んでいるのか。
これが明確になっている必要がある。
当たり前のことだけど、
当たり前にはできていない組織が多い。
「共有された目標の達成」
これがオンライン会議を実施する、
共通の目的となる。
メンバー全員がこの目的に確実に根ざした状態で、
会議を進めていくことが、極めて重要。
アジェンダの事前配布と頭の準備
アジェンダを準備する組織は、
だいぶ増えてきた。
しかし未だに、
とりあえず集まって、
何話すのか確認して、
確認すればまだいいけど、
誰かが話し始めたその内容で、
対して重要な話題でもないのに、
時間が浪費されていく会議は、
極めて多く見受けられる。
これを防ぐためにも、
事前にアジェンダを配布する。
また、配布したアジェンダについては、
会議の冒頭で確認して、
今日の会議で何を話すのかの意識付けを行う。
アジェンダの内容
- 日時
- 参加者
- 場所
※場所はオンラインで実施する場合はその旨記載。
必要なURLやパスワードを記載する。 - 議題とゴール
議題は優先順位を意識して記載するといい
議題ごとに、今日はどこまで話すのかを決めるのも有効
映像を映す
必ずカメラで映像を映すこと。
会議室に集まる会議でも、
内職してる人はたくさんいるのに、
オンラインだとなおさら、
その疑惑が深まる。
全員が議論に集中しない会議は、
生産性が著しく落ちるのは、
もはや説明するまでもないだろう。
参加しているということがわかる。
また、どのような意識で参加しているのかがわかる。
相手の理解度がわかる。
表情から読み取ることができる情報は、
考えている以上にたくさんあるし、
人は人の表情を、
無意識で気にしている。
魂は抜かれませんから、
責任として、自分の顔を映しましょう。
カメラだと拒否反応を示す人がいますけど、
顔を合わせればいつも見られていますから、
何ら変わらないです。
カメラの位置
余談だが、
カメラの位置も重要。
パソコンでオンラインミーティングをしていて、
内蔵カメラを使っていれば、
カメラは画面を見ている自分を自然に捉えてくれる。
しかし、
外付けのカメラだと、
視線はカメラ、それを外付けのカメラが狙っていることになり、
つまり、他の人から見ると、
視線が来ない状態になる。
視線がカメラに向いていないと、
「違うことしているのでは？」
といった印象を与えかねない。
画面の上にカメラを置き、
他の人から見て、視線が来ていると感じられる状態に、
カメラをセットアップしておくことも、
意外と重要だったりする。
全員が口を開くこと
これも通常の会議と一緒だけれど、
オンラインの会議になると、
難易度が上がる。
誰が意見を言っているのか、
把握がしづらくなる。
「自分は会議の参加者である」
という意識を強く持ちつつ、
会議で起きていくことに責任を持つ。
ちょっとした意思表示も含めて、
自分の意見やアイデアはマメに言っていくこと。
つまり、
ファシリテーターは、
必ずメンバーの反応を求めること。
誰が発言していて、
誰が発言していないのか。
その場とメンバー全員に関心を向けながら、
会議をリードしていったらいい。
きょうのまとめ
オンラインの会議では、
自分のお城で会議を進めていくことになる。
それゆえに、
意識がゆるくなる傾向もある。
ちゃんと参加していくこと。
それが全員にわかること。
こういった場の設定をして、
場の状況をリードしていける人、
つまりファシリテーターの存在が、
オンラインミーティングの効果性を左右する。
「われこそはファシリテーター」と思う人、
場が活性化するよう、頑張って！
