【2020/11/26更新】

このご時世、
ミーティングを、オンライン(ビデオ通話など)で行うことが多くなった。
1on1ミーティングも同じように、
オンラインを利用して実施されることは増えていくように思う。

対面でも難しい1on1ミーティング。
オンラインだとまた勝手が変わってくる。

というわけで今日は、
オンラインで1on1ミーティングを実施する際の、
必要な準備についてまとめていきます。

この記事を読んでわかること

  • オンラインで1on1をやる際のソフト面の準備
  • オンラインで1on1をやる際のハード面の準備

こんな方におすすめ

  • 組織において1on1を実施する機会が多い
  • オンラインで1on1を実施するが、いまいちうまくいかない
  • オンラインの1on1をどのようにやったらいいかわからない

記事の信頼性

筆者は…、

  • 1on1やコーチングに関する研修を10年にわたり実施
  • 200本以上の研修を行っている
  • zoomなどオンラインでの1on1実績も多数
  • PHP研究所認定ビジネスコーチ(上級)

1on1ミーティングをオンラインで行うときの懸念

大きな懸念は以下の2つ。

他のことやってんじゃないか???

当然ながらオンラインのときに見えるものは限界がある。相手のカメラで相手が設定したアングル・範囲でしか、その場を捉えることができない。

また、相手の都合でカメラをオフにしたり、ミュートにしたりすることができる。

この不安がどちらか一方に生じると、1on1はうまくいかない。

伝わってないのではないか???

コミュニケーションは、言葉のやりとりだけではなく、表情や声の様子を読み取ったりしている。

自分が何かを伝えたときの相手の表情を観察しながら、「伝わったな」とか「不安そうだな」とか「まったくわかってないな」ということを情報として受け取り、さらに必要な情報を与えようと試みる。

オンラインでは、カメラを通じての情報キャッチになるため、現場でリアルに会話をしているときよりも、読み取りづらくなる。オンライン通話は相手のカメラの解像度や回線の状況によっても、読み取りやすさが変わる。

また、ビデオがなく電話(音声のみ)の場合は、視覚から入る情報がまったくなくなるため、さらに読み取りづらい。

対面でミーティングをするよりも、意思の疎通がしづらい状況になる。

オンライン1on1ミーティング ソフト面の準備

ルールの設定と共有

まずはルールを設定すること。ルールの例は以下のようなこと。

・1on1ミーティングに集中する(他のことやらない)
・カメラはONにする
・会議中はミュートにしないこと

・不安なことやわからないことは必ず言葉に出すこと(対面より読み取りづらいため)

・うなずくだけではなく言葉のあいづちで反応を示すこと

など

そして、このルールを共有することが重要だ。

どれくらい機能するかはわからない。

しかし、開始前に意識付けすることが重要なので、わかりきっていたとしても確認の意味でルールを共有しスタートすることが大切。

仮に1on1の途中であったとしても、必要と思ったらルールの確認をやることも効果的。

目的の明確化と共有

これはオンラインの1on1に限った話でもないのだが、1on1ミーティングの時間を何のためにやるのかという意識付けは大切。

目的を明確に持っていれば、モチベーションが掛かる。それゆえに、他のところに意識が行きづらくなる。

1on1ミーティングをするときの鉄則だが、1on1ミーティングの冒頭で、「今日はどういう目的でこのミーティングをするのか」ということを共有したらいい。その目的に根ざして、1on1ミーティングの時間を過ごすことができる。

マネジャーのマインドセット

1on1ミーティングは、例えばマネジャーとメンバー、メンターとメンティなどの間で実施される。基本的に「支援する側」と「支援を受ける側」の立場がある。

今回の「マネジャー」としているのは「支援する側」。

無論、両方のマインドセットは大事だ。前述の「目的」の明確化ともつながる。

マネジャーのマインドセットというのは、
「この時間は大事な時間なんだ」
と自覚をすること。

「相手の成長を願い…」
「相手の成果を願い…」

この時間を有意義な時間にするぞ。
それも自分が主体となって。

と、この意識付けを自分自身にする必要がある。

そして相手は、
マネジャーの本気度以上には、決してならない。

相手に「主体的にやってほしい」と望むのであれば、
まずは自分からその状態をつくる必要があるということ。

オンライン1on1ミーティングのハード面の準備

心の準備ができたとしても、
オンラインで1on1を実施するための環境が整っていなければ、
1on1ミーティングはうまくいかない。

対話に集中したいのに、
環境のせいで対話がスムーズに行かなくなってしまう。

ハード面の準備で注意すべきは以下のことが挙げられる。

  • 回線
  • マイク
  • webカメラ
  • スピーカー
  • オンライン通話ソフト

回線

LANの環境は言うまでもなく重要だ。
どのプロバイダで契約をするか。
ルーターは何を使用するか。
自分がオンラインで1on1ミーティングを実施する際に、
PCを使用する場所は、
wifiが十分に届いているか。

基礎中の基礎だが、
これが弱いとお話しにならない。

画像が使えない。
音声が途切れる。
会話にならない。

wifi環境は是非、
自分にとっても相手にとっても、
ストレスのないように見直しましょう。

マイク

これが意外と重要。
対面のコミュニケーションだと、
自分の声が相手にどのように聴こえているかは、
容易に想像することができる。

しかし、
オンラインでは自分の声がどのように伝わっているのか、
知る由もない。(ヘッドホンなどでモニターしていれば別だが…)

自分のマイクを通じて、
相手に対してどのように聴こえているのかは、
必ず「テスト」することをおすすめする。

テストは、
誰か友人や家族に協力してもらえばいい。

そもそもマイクがつながらなかったり、
音声がとぎれとぎれになると、
オンラインでのコミュニケーションは、
それだけで障害となる。

マイクは、
そんなに高いものでもないし、
種類もいろいろあるので、
自分の声をはっきり届けることができる、
素敵なマイクを見つけましょう。

webカメラ

カメラはマイクほどには重要でないものの、
こちらの表情が鮮明に相手に見えるものを準備したほうがいい。

一時期は、在宅勤務の促進により、
カメラがだいぶ品薄になったが、
今は適正な価格で手に入るように戻っている。

私はwebカメラだけで3台持っている。
会議の内容や人数、シーンによって使い分けている。

PCの内蔵カメラは、
いいものは良いし、悪いものは最悪。

自分の画像がどのように相手に見えているのか。
これも協力をもらって知っておいた方がいい。

スピーカー

これは…、
自分が明確に聞こえれば何でもいい。

PCの内蔵スピーカーでも、
お気に入りのイヤホンでも、
専用のスピーカーでも…。

ビデオ通話ソフト

これは今は、
いろいろある。

  • skype
  • zoom
  • webex
  • Microsoft teams

そしてこれは自分で選べるものでもなく、
組織やイベントによって決められているので、
必要なオンラインソフトは、
使いこなせるようになっておく必要がある。

今日のまとめ

今日は、
オンラインで1on1ミーティングをするときの、
準備について簡単にまとめた。

当たり前と思っていることだけど、
おろそかになってしまうこと。

ちょっとした工夫やひと手間で、
オンラインでの1on1ミーティングは、
有意義な時間にすることができる。

おそらくオンラインで、
1on1ミーティングや会議をする機会は増えていくはず。

やり方を整えて有意義な時間にしていきましょう。

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