ファシリテーターが会議の決定事項を動かす

会議の終わりは始まり
決定事項の共有
- 会議の終わりで共有
- 議事録の作成と共有
日常的なフォロー
- チェック・フォロー体制の構築
- ツールの活用
まとめ

会議の終わりは始まり

前回のブログでも述べたとおり、会議は会議のためにやるのではなく、会議は組織的な成果を上げるためにやるもの。したがって、会議が終わった時間はゴールではない。どちらかと言えば、新たなスタートラインを創ったということ。
ここからゴールに向けて、あるいは次の中継地点に向けて、日常的に走り始めなければならない。

会議後のフォローに関する重要なポイントは、
1.決定事項の共有
2.日常的なフォロー

の２点。

決定事項の共有

まず、会議において決まったことを共有すること。

会議の終わりで共有

こちらは、前回のブログで綴ったとおり、重複するので詳細は前回のブログを参照いただきたいが、会議の終わりの時点で、何を決めたのかを共有・確認する必要があるということ。会議に限らず、日常的なコミュニケーションにおいては、言った、言わないでトラブルになるケースが少なからずある。

会議に参加した全員が何に同意し、何を引き受けたのかを明らかにする必要がある。

議事録の作成と共有

議事録は必ず共有する。ポイントは、
1.議事録（仮）の送付
2.過不足や齟齬がないかの確認→修正
3.議事録（確定版）の送付

議事録の送付

できれば即日、おそくとも翌日（または翌営業日）送付する。人の脳みそは、新しい情報を入れるごとに、古い情報を忘れていく。ゆっくり議事録を送られても、「覚えていない」ということが起こる。参加者の記憶が新しいうちに、議事録を送付する必要がある。
そのため、会議における書記は、清書などが不要な形で、会議の最中に議事録を７割方のつもりで仕上げる。書記が全部キレイに書き上げるというより、最終的には全員でキレイなものを仕上げるイメージでよい。どうせ全員が確認しなければならないものだし、発言内容に齟齬があった場合、修正しないと発言者本人を含め会議の参加者全員が困ることになる。

過不足や齟齬がないうかの確認→修正

メンバーに議事録を読んでもらい、過不足や齟齬がないかの確認をしてもらう。この過程で議事録を100％に仕上げる。書記は自分の頭と手で議事録を書いている。当然ながら、書記の解釈や言葉の定義などに内容は左右されるため、会議が終わった時点で完璧にはならない。会議参加者メンバーの力を集結させて、議事録を確認→修正していく。

これも「忘れてしまう」という前提の元、期限はゆったり取れない。決まりはないが、３日以内に返信をもらうようにしておくといい。ただし、会議の頻度や大きさにもよる。毎週実施するような会議であれば、このタイミングだと遅い。即日仮議事録を発信し、確認してもらい、翌日までには確定版を送付するようにしたい。
そして、必ず全てのメンバーから返信をもらうというのもポイント。「修正がなかった」という事実確認は、「合意した」というサインという意味で非常に重要だ。